Ngày 17/11/2015 Bộ Tài chính ban hành Thông tư số 185/2015/TT-BTC về việc “Hướng dẫn đăng ký, cấp và sử dụng mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách”. Thông tư này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 01 năm 2016, thay thế Quyết định số 90/2007/QĐ-BTC ngày 26/10/2007 và Quyết định số 51/2008/QĐ-BTC ngày 14/07/2008 của Bộ Tài chính quy định về cấp mã số các đơn vị có quan hệ với ngân sách. Đề nghị đơn vị, địa phương truy nghiên cứu, thực hiện. Sở Tài chính lưu ý thêm về hồ sơ cấp, trình tự, thủ tục đăng ký qua phương thức nộp trực tiếp, trực tuyến hoặc qua đường bưu chính như sau:

 I. Hồ sơ đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách (ĐVQHNS):

1. Hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS cho các đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, gồm:

a) Tờ khai đăng ký mã số ĐVQHNS dùng cho đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, đơn vị khác có quan hệ với ngân sách theo mẫu số 01-MSNS-BTC tại Phụ lục kèm theo.

b) Bảng thống kê đơn vị đề nghị cấp mã số ĐVQHNS (dùng cho đơn vị sử dụng ngân sách, đơn vị dự toán) theo mẫu số 07-MSNS-BTC được xác nhận thông tin bởi cơ quan chủ quản hoặc bản sao hợp lệ văn bản thành lập đơn vị tại Phụ lục kèm theo.

2. Hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS cho các đơn vị khác có quan hệ với ngân sách, gồm:

a) Tờ khai đăng ký mã số ĐVQHNS dùng cho đơn vị dự toán, đơn vị sử dụng ngân sách Nhà nước, đơn vị khác có quan hệ với ngân sách theo mẫu số 01-MSNS-BTC tại Phụ lục kèm theo.

b) Bản sao hợp lệ các giấy tờ sau đây:

- Văn bản thành lập đơn vị;

- Các văn bản của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền giao nhiệm vụ, kinh phí cho đơn vị.

3. Tiếp nhận, xử lý hồ sơ đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách

3.1. Khi tiếp nhận hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS, Cơ quan Tài chính thực hiện kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ.

Nếu hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS đầy đủ, hợp lệ thì lập Giấy biên nhận hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS theo Mẫu số 09-MSNS-BTC tại Phụ lục kèm theo Thông tư này để gửi người nộp hồ sơ.

Nếu hồ sơ hợp lệ nhưng không đầy đủ, Cơ quan Tài chính vẫn tiếp nhận hồ sơ và đề nghị đơn vị bổ sung hồ sơ trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ. Nếu hồ sơ không hợp lệ, Cơ quan Tài chính trả lại hồ sơ và hướng dẫn đơn vị hoàn chỉnh để nộp lại hồ sơ.

3.2. Mỗi đơn vị sau khi hoàn thành nộp hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS sẽ được Cơ quan Tài chính cấp một Tài khoản đăng nhập trên hệ thống Dịch vụ công trực tuyến để tra cứu thông tin về tình trạng tiếp nhận, xử lý hồ sơ, kết quả cấp mã số ĐVQHNS. Tài khoản đăng nhập được gửi tự động qua địa chỉ email và tin nhắn điện thoại di động của người đại diện đơn vị nộp hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS.

3.3. Trường hợp đơn vị đăng ký mã số ĐVQHNS không có hệ thống mạng để nhận kết quả cấp Giấy chứng nhận mã số ĐVQHNS điện tử, Cơ quan Tài chính có trách nhiệm hỗ trợ in Giấy chứng nhận mã số ĐVQHNS điện tử để gửi đơn vị tại nơi tiếp nhận hồ sơ hoặc gửi qua đường bưu chính cho đơn vị.

4. Hồ sơ đăng ký mã số dự án đầu tư:

4.1. Hồ sơ đăng ký mã số cho dự án đầu tư tại giai đoạn chuẩn bị đầu tư, gồm:

a) Tờ khai đăng ký mã số cho dự án đầu tư ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư theo mẫu số 02-MSNS-BTC tại Phụ lục kèm theo;

b) Bản sao hợp lệ Quyết định hoặc Văn bản thông báo của cấp có thẩm quyền phê duyệt chủ trương đầu tư dự án.

4.2. Đăng ký thông tin chuyển giai đoạn dự án đầu tư:

4.2.1. Các dự án đầu tư chuyển từ giai đoạn chuẩn bị đầu tư sang giai đoạn thực hiện dự án: sau khi có quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt dự án đầu tư, chủ đầu tư lập hồ sơ đăng ký bổ sung thông tin chuyển giai đoạn dự án đầu tư để gửi cơ quan Tài chính nơi cấp mã số dự án.

4.2.2. Hồ sơ đăng ký bổ sung thông tin chuyển giai đoạn dự án đầu tư, gồm:

a) Thông báo chuyển giai đoạn dự án đầu tư theo mẫu số 04-MSNS-BTC tại Phụ lục kèm theo;

b) Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ sau đây:

- Quyết định đầu tư dự án;

- Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với các dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật;

- Các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có).

4.2.3. Mã số dự án chỉ cấp cho từng giai đoạn của dự án đầu tư (giai đoạn chuẩn bị đầu tư, giai đoạn thực hiện dự án) trong trường hợp các giai đoạn của dự án được quyết định là dự án độc lập. Với những dự án không tách riêng các giai đoạn của dự án thành dự án độc lập hoặc những dự án các giai đoạn chuẩn bị đầu tư và giai đoạn thực hiện dự án cùng thực hiện trong một năm kế hoạch và được bố trí thực hiện vốn chuẩn bị đầu tư cùng đồng thời với vốn thực hiện dự án thì chỉ cấp một mã số chung cho tất cả giai đoạn của dự án đầu tư.

4.2.4. Trường hợp tên của dự án hoặc tên chủ đầu tư của dự án có sự thay đổi trong giai đoạn thực hiện dự án thì mã số đã cấp cho dự án ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư không thay đổi, cơ quan Tài chính nơi cấp mã cập nhật lại tên dự án hoặc tên chủ đầu tư theo hồ sơ đăng ký bổ sung thông tin chuyển giai đoạn dự án đầu tư và cấp lại Giấy chứng nhận mã số dự án điện tử. Trường hợp tên dự án, tên chủ đầu tư vẫn giữ nguyên như giai đoạn chuẩn bị đầu tư thì Giấy chứng nhận mã số dự án điện tử vẫn giữ nguyên, thông tin trong hồ sơ đăng ký bổ sung thông tin chuyển giai đoạn dự án đầu tư được cơ quan Tài chính nơi cấp mã cập nhật trong phần mềm cấp mã số cho dự án.

4.3. Hồ sơ đăng ký mã số cho dự án đầu tư tại giai đoạn thực hiện dự án, gồm:

a) Tờ khai đăng ký mã số cho dự án đầu tư ở giai đoạn thực hiện dự án theo mẫu số 03-MSNS-BTC tại Phụ lục kèm theo;

b) Bản sao hợp lệ một trong các giấy tờ sau đây:

- Quyết định đầu tư dự án;

- Quyết định phê duyệt báo cáo kinh tế - kỹ thuật đối với các dự án chỉ lập báo cáo kinh tế - kỹ thuật;

- Các quyết định điều chỉnh dự án (nếu có).

5. Số lượng hồ sơ, phương thức đăng ký mã số đơn vị quan hệ ngân sách:

5.1. Đơn vị đăng ký mã số ĐVQHNS chỉ nộp 01 bộ hồ sơ khi thực hiện thủ tục đăng ký mã số ĐVQHNS.

5.2. Hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS được nộp cho Cơ quan Tài chính nơi cấp mã số theo một trong ba phương thức sau:

a) Nộp hồ sơ trực tiếp;

b) Nộp hồ sơ qua đường bưu chính;

c) Nộp hồ sơ qua Dịch vụ công trực tuyến đăng ký mã số ĐVQHNS.

6. Thời hạn cấp và gửi thông báo cấp Giấy chứng nhận mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách điện tử:

Thời hạn Cơ quan Tài chính cấp mã số ĐVQHNS và gửi thông báo cấp Giấy chứng nhận mã số ĐVQHNS điện tử cho đơn vị là 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ đầy đủ, hợp lệ.

II. Đăng ký thay đổi thông tin về mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách

Trường hợp đơn vị có quan hệ với ngân sách nếu có thay đổi các chỉ tiêu đăng ký mã số ĐVQHNS như tên đơn vị, tên dự án, tên chủ đầu tư, địa chỉ đơn vị, địa chỉ chủ đầu tư, tên cơ quan chủ quản cấp trên thì đơn vị gửi Thông báo đến Sở Tài chính. Nội dung Thông báo thực hiện theo Mẫu số 06-MSNS-BTC tại Phụ lục kèm theo.

III. Đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách qua dịch vụ công trực tuyến:

1. Đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách trực tuyến

1.1. Đơn vị đăng ký mã số ĐVQHNS sử dụng Tài khoản đăng ký mã số ĐVQHNS để đăng ký mã số ĐVQHNS qua Dịch vụ công trực tuyến.

1.2. Việc sử dụng tài khoản đăng ký mã số ĐVQHNS được thực hiện theo các quy định của Luật giao dịch điện tử và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

1.3. Các đơn vị sử dụng Dịch vụ công trực tuyến phải đăng ký tài khoản và được Cơ quan Tài chính cấp Tài khoản đăng nhập sử dụng Dịch vụ công trực tuyến; đăng nhập hệ thống để theo dõi tiến trình giải quyết, trạng thái hồ sơ, đồng thời bổ sung, sửa đổi hồ sơ (nếu có) và thông tin phản hồi từ Cơ quan Tài chính cung cấp Dịch vụ công trực tuyến.

2. Đăng ký Tài khoản sử dụng Dịch vụ công trực tuyến

2.1. Người đại diện đơn vị đăng ký mã số ĐVQHNS truy cập vào Dịch vụ công trực tuyến của Bộ Tài chính để thực hiện việc kê khai, cung cấp thông tin đăng ký Tài khoản sử dụng Dịch vụ công trực tuyến.

2.2. Sau khi nhận được thông tin đăng ký sử dụng Dịch vụ công trực tuyến của đơn vị, Cơ quan Tài chính gửi thông báo về việc chấp nhận hay không chấp nhận đăng ký sử dụng Dịch vụ công trực tuyến của đơn vị.

a) Trường hợp chấp nhận, Cơ quan Tài chính gửi thông báo Tài khoản đăng nhập, mật khẩu đăng nhập vào địa chỉ thư điện tử và điện thoại di động của người đại diện đơn vị đã đăng ký;

b) Trường hợp không chấp nhận, Cơ quan Tài chính gửi thông báo cho đơn vị và nêu rõ lý do qua địa chỉ thư điện tử và điện thoại di động của người đại diện đơn vị đã đăng ký.

2.3. Đơn vị phải nhập chính xác địa chỉ email và số điện thoại di động của người đại diện đơn vị đăng ký sử dụng Dịch vụ công trực tuyến cấp mã số ĐVQHNS để có thể nhận ngay khi có thông tin thông báo từ Cơ quan Tài chính.

3. Hồ sơ đăng ký mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách trực tuyến

3.1. Hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS trực tuyến bao gồm Tờ khai và các văn bản liên quan theo hướng dẫn trên.

3.2. Hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS trực tuyến là hợp lệ khi đảm bảo đầy đủ các yêu cầu sau:

a) Có đầy đủ các giấy tờ và nội dung các giấy tờ đó được kê khai đầy đủ theo quy định như hồ sơ bằng bản giấy và được chuyển sang dạng văn bản điện tử. Tên văn bản điện tử phải được đặt tương ứng với tên loại giấy tờ trong hồ sơ bằng bản giấy;

b) Các thông tin đăng ký mã số ĐVQHNS trực tuyến được nhập đầy đủ và chính xác theo thông tin trong các văn bản điện tử.

4. Trình tự đăng ký mã số ĐVQHNS trực tuyến

4.1. Đơn vị đăng ký mã số ĐVQHNS truy cập vào Dịch vụ công trực tuyến bằng tài khoản và mật khẩu đăng nhập đã được Cơ quan Tài chính cấp để thực hiện kê khai, tải văn bản điện tử và gửi hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS trực tuyến.

Trường hợp hồ sơ đăng ký trực tuyến hợp lệ nhưng không đầy đủ, Cơ quan Tài chính tiếp nhận hồ sơ và thông báo đề nghị đơn vị bổ sung hồ sơ. Trong thời hạn 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo, đơn vị không bổ sung đầy đủ hồ sơ thì hồ sơ đăng ký mã số trực tuyến của đơn vị không còn hiệu lực.

Trường hợp hồ sơ đăng ký trực tuyến không hợp lệ, trong thời hạn không quá  2 (hai) ngày làm việc Cơ quan Tài chính trả lại hồ sơ và thông báo lý do trả lại hồ sơ cho đơn vị qua Dịch vụ công trực tuyến.

4.2. Trong thời hạn 02 (hai) ngày làm việc kể từ khi nhận được hồ sơ đăng ký mã số ĐVQHNS trực tuyến đầy đủ, hợp lệ, Cơ quan Tài chính có trách nhiệm cấp Giấy chứng nhận mã số ĐVQHNS điện tử cho đơn vị.

4.3. Quy trình đăng ký mã số ĐVQHNS trực tuyến tại quy định này cũng áp dụng đối với việc Đăng ký thay đổi thông tin về mã số đơn vị có quan hệ với ngân sách và Đăng ký thông tin chuyển giai đoạn dự án đầu tư.

Công văn này thay thế Văn bản số 2277/STC-QLNS  ngày 10/10/2014 của Sở Tài chính về hướng dẫn cấp mã số đơn vị quan hệ ngân sách.

Chi tiết tại đây