- Khoản nợ phải có chứng từ gốc, có đối chiếu xác nhận của khách nợ về số tiền còn nợ, bao gồm: Hợp đồng kinh tế, khế ước vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ, đối chiếu công nợ và các chứng từ khác.

Các khoản không đủ căn cứ xác định là nợ phải thu theo quy định này phải xử lý như một khoản tổn thất.

- Có đủ căn cứ xác định là khoản nợ phải thu khó đòi:

+ Nợ phải thu đã quá hạn thanh toán ghi trên hợp đồng kinh tế, các khế ước vay nợ hoặc các cam kết nợ khác.

+ Nợ phải thu chưa đến thời hạn thanh toán nhưng tổ chức kinh tế (các công ty, doanh nghiệp tư nhân, hợp tác xã, tổ chức tín dụng…) đã lâm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể; người nợ mất tích, bỏ trốn, đang bị các cơ quan pháp luật truy tố, giam giữ, xét xử, đang thi hành án hoặc đã chết.

Thực tế qua các cuộc thanh tra cho thấy các doanh nghiệp trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi không có đầy đủ các điều kiện trên, cụ thể:

- Nợ phải thu nhưng trong hợp đồng kinh tế, các kế ước vay nợ hoặc cam kết nợ khác không ghi thời hạn nợ nên không xác định được thời gian phát sinh nợ quá hạn (không gọi là nợ quá hạn) hoặc là không xác định được thời gian nợ quá hạn để xác định mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi từ 6 tháng đến một năm (mức trích 30%), từ một năm đến 2 năm (mức trích 50%), từ 2 năm đến 3 năm (mức trích 70%) và trên 3 năm mức trích 100%.

- Không có đối chiếu nợ phải thu với khách nợ tại thời điểm trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, vì nếu không có đối chiếu nợ thì không xác định được chính xác số tiền nợ phải thu để làm căn cứ trích lập.

Khi được giao nhiệm vụ thực hiện thanh tra việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi, cán bộ thanh tra phải kiểm tra từng khoản trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để xem doanh nghiệp có tuân thủ đúng các điều kiện quy định nêu trên để xác định doanh nghiệp trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi không đủ điều kiện (không được trích) và xác định mức trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi (tỷ lệ trích và số nợ phải thu làm căn cứ trích) không đúng.

Kinh nghiệm qua thanh tra tại các doanh nghiệp cho thấy: Việc phân công cán bộ thanh tra cho từng cuộc thanh tra rất quan trọng trong việc phát hiện các sai phạm, như phân công cán bộ thanh tra thực hiện thanh tra về quản lý và hạch toán doanh thu và thu nhập khác, đồng thời phải thực hiện thanh tra về kê khai và nộp thuế giá trị gia tăng, quản lý và hạch toán nợ phải thu trong đó có nội dung trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi.

Phương pháp thanh tra như sau: Lựa chọn các hợp đồng kinh tế có liên quan đến số nợ phải thu để kiểm tra việc hạch toán doanh thu bán hàng (kiểm tra số lượng hàng bán, đơn giá) đối chiếu với các chứng từ có liên quan (hóa đơn bán hàng, chứng từ thanh toán, sổ kho, thanh lý hợp đồng…) để phát hiện các trường hợp doanh nghiệp hạch toán thiếu doanh thu bán hàng; đồng thời xác định số thuế giá trị gia tăng doanh nghiệp chưa kê khai và nộp; kiểm tra thời hạn thanh toán quy định trên hợp đồng để đánh giá việc cho khách hàng nợ, thu hồi nợ và đối chiếu việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để phát hiện các trường hợp trích lập không đúng. Trường hợp, hợp đồng kinh tế có quy định nếu quá hạn thanh toán doanh nghiệp phải trả lãi chậm thanh toán thì cán bộ thanh tra xác định số tiền chậm nộp do quá thời hạn thanh toán để hạch toán tăng doanh thu và thu nhập khác./.

Theo: http://www.mof.gov.vn.